Privacyverklaring

shootflow.nl is een webapplicatie voor bedrijfsbeheer, gericht op fotografen en videografen. Het platform biedt functionaliteit voor klantenbeheer, boekingen, facturatie en financieel overzicht.

shootflow.nl is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 65656962 en gevestigd op Douwes Dekkerstraat 5, 3362TC Sliedrecht. Voor vragen over deze privacyverklaring kun je contact opnemen via info@shootflow.nl.

In deze verklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, op welke grondslag en hoe lang we ze bewaren. Wij handelen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

shootflow verwerkt persoonsgegevens in twee verschillende hoedanigheden, afhankelijk van om wiens gegevens het gaat:

• Verwerkingsverantwoordelijke — voor gegevens van onze eigen gebruikers (de fotografen en videografen die een account aanmaken). Wij bepalen zelf het doel en de middelen van deze verwerking.
• Verwerker — voor de gegevens die gebruikers zelf in shootflow invoeren over hun klanten (namen, e-mailadressen, boekinginformatie, enzovoort). De gebruiker is voor die gegevens de verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken deze uitsluitend in opdracht en mogen er geen eigen gebruik van maken. Op verzoek sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

De rest van deze verklaring beschrijft onze verwerking als verwerkingsverantwoordelijke, tenzij anders aangegeven.

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van de dienst. Dat zijn:

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen uit artikel 6 AVG:

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Accountgegevens — zolang je account actief is, plus 30 dagen na opzegging om je de mogelijkheid te geven je account te herstellen of je gegevens te exporteren. Daarna worden alle gegevens definitief verwijderd.
• Financiële en boekhoudkundige gegevens — 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht voor de Belastingdienst.
• Auditlog — 90 dagen.
• E-maillogs — 12 maanden.

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover dat noodzakelijk is voor de dienstverlening. Wij verkopen geen persoonsgegevens. Onze subverwerkers zijn:

• Mollie B.V. (Amsterdam) — betaalverwerking voor abonnementen. Mollie is een gereguleerde betaalinstelling (PSD2) en verwerkt gegevens conform hun eigen privacybeleid. Meer informatie: mollie.com/nl/privacy.
• Resend Inc. (VS) — verzending van transactionele e-mails (accountbevestigingen, factuurmeldingen). Resend verwerkt gegevens uitsluitend ten behoeve van het afleveren van e-mail en heeft geen toegang tot berichtinhoud na aflevering.
• Hostinger International Ltd. (Litouwen / EU) — hosting van de applicatie en database. Alle data wordt opgeslagen op Europese servers.

Met alle subverwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten conform artikel 28 AVG.

De hosting van het platform en de database vindt uitsluitend plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Resend Inc. is gevestigd in de Verenigde Staten. Op basis van de Standard Contractual Clauses (SCC) van de Europese Commissie is de doorgifte van e-mailgerelateerde gegevens naar Resend juridisch gedekt. De gegevens die aan Resend worden verstrekt, zijn beperkt tot het e-mailadres van de ontvanger, het onderwerp en de inhoud van de te verzenden e-mail.

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofde toegang en misbruik. Specifieke maatregelen zijn onder meer:

• Versleutelde opslag van wachtwoorden (bcrypt).
• Versleuteling van gevoelige velden in de database (AES-256-GCM), waaronder betaalsleutels en IBAN-nummers.
• HTTPS (TLS) voor alle communicatie via het platform.
• HTTP-beveiligingsheaders: Content Security Policy, Strict-Transport-Security, X-Frame-Options, enzovoort.
• Optionele tweefactorauthenticatie (TOTP) voor gebruikersaccounts.
• Rate limiting op inlogpogingen en gevoelige acties ter voorkoming van brute-force aanvallen.

Bij een datalek dat waarschijnlijk een risico oplevert voor betrokkenen, zullen wij de Autoriteit Persoonsgegevens melden binnen 72 uur, conform artikel 33 AVG. Betrokkenen worden geïnformeerd als het datalek waarschijnlijk een hoog risico voor hen oplevert.

shootflow gebruikt uitsluitend functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van het platform. Er worden geen tracking-, marketing- of advertentiecookies geplaatst.

De volgende cookies worden geplaatst:

Omdat al deze cookies strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van het platform, is hiervoor op grond van de Telecommunicatiewet geen afzonderlijke toestemming vereist.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage (art. 15 AVG) — je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG) — je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG) — je kunt verzoeken om verwijdering van je persoonsgegevens, mits geen wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
• Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG) — in bepaalde gevallen kun je vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG) — je kunt je gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm ontvangen.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG) — je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via info@shootflow.nl. Wij reageren binnen vier weken op je verzoek, zoals de AVG voorschrijft.

Je kunt ook direct via de app een aantal acties uitvoeren: je naam en e-mailadres wijzigen via Instellingen → Profiel, en je account inclusief alle gegevens verwijderen via Instellingen → Profiel → Account verwijderen.

Als je van mening bent dat wij je persoonsgegevens niet conform de AVG verwerken, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP):

autoriteitpersoonsgegevens.nl · Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag · tel. 088 – 1805 250

Wij stellen het echter op prijs als je eventuele bezwaren eerst bij ons meldt, zodat wij samen tot een oplossing kunnen komen.

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de dienst of in de toepasselijke wetgeving. Bij ingrijpende wijzigingen ontvang je hierover bericht per e-mail. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.

shootflow.nl
Douwes Dekkerstraat 5, 3362TC Sliedrecht
KvK: 65656962
info@shootflow.nl